植物の仕入れで発注タイミングを逃す！欠品前に気づくアラート管理の方法

植物の仕入れで発注タイミングを逃す！欠品前に気づくアラート管理の方法

欠品前に気づくアラート管理の方法

植物の欠品は、「商品が売れたから起こる」というより、「発注タイミングに気づかなかった」ことで発生するケースがあります。

例えば週10鉢売れる商品があり、仕入れ先から届くまで4日かかるとします。

1日平均では約1.4鉢です。

4日間で約6鉢売れる計算になります。

在庫が0鉢になってから注文すると、最短でも4日間は欠品する可能性があります。

その4日間で約6鉢分の販売機会を失うことになります。

販売価格3,000円なら18,000円分です。

そこで必要なのが「発注点」です。

発注点は、納品までに必要な数量＋安全在庫で決めます。

例えば1日1.4鉢×4日＝約6鉢。

安全在庫4鉢を加えると10鉢です。

在庫が10鉢まで減ったら発注するという基準です。

発注点を決めても、毎日すべての商品を確認するのは大変です。

そこで在庫表に「アラート」を設定します。

例えば現在庫が発注点以下になった商品だけ表示する方法です。

Excelやスプレッドシートを利用している場合でも、「現在庫≦発注点なら要発注」と表示する列を作るだけで管理しやすくなります。

例として、現在庫12鉢・発注点10鉢なら「正常」、現在庫8鉢なら「要発注」とします。

スタッフは「要発注」だけ確認すればよいため、100商品、200商品あっても確認時間を減らせます。

さらに「注意」と「緊急」の2段階に分ける方法があります。

例えば発注点10鉢の商品なら、在庫11～15鉢を注意、10鉢以下を要発注、3鉢以下を緊急とします。

こうすれば、次回発注日に注文すればよい商品と、すぐ対応すべき商品を分けられます。

例えば月曜日と木曜日に通常発注する店舗なら、水曜日に在庫9鉢なら翌日の通常発注で対応できます。

しかし金曜日に在庫2鉢になり、次回通常発注が月曜日なら、週末に欠品する可能性があります。

緊急発注を検討します。

在庫数だけでなく「在庫日数」でアラートを出す方法も有効です。

例えば現在庫10鉢、1日平均販売数2鉢なら5日分の在庫です。

現在庫10鉢、1日平均0.2鉢なら50日分です。

同じ10鉢でも意味が大きく違います。

在庫日数は「現在庫÷1日平均販売数」で計算できます。

週14鉢売れる商品なら1日平均2鉢です。

在庫8鉢なら4日分です。

納期が5日なら、すでに発注が必要です。

そのため、売れ筋上位20～30商品では「在庫日数≦納期＋安全日数」でアラートを出す方法があります。

例えば納期3日、安全日数2日なら、在庫日数5日以下で要発注です。

商品によって販売速度が違うため、鉢数固定より精度を高められます。

ただし、日々の販売数が大きく変わる商品では平均値だけに頼らないよう注意します。

直近4週間の平均と、直近7日間の平均を比較します。

例えば4週間平均が週7鉢でも、直近7日で14鉢売れているなら販売速度が2倍になっています。

この場合、通常の発注点では欠品する可能性があります。

売れ筋商品は直近7日販売数も表示すると変化に対応しやすくなります。

例えば通常発注点10鉢でも、直近7日販売が通常の150％を超えたら発注点を15鉢へ一時的に上げる方法があります。

繁忙期やSNS投稿後など販売量が急に増える時期に有効です。

発注アラートには「発注済み数量」も必ず含めます。

現在庫5鉢、発注点10鉢なら要発注に見えますが、すでに20鉢発注済みなら追加注文は不要です。

在庫表には「現在庫」「発注点」「発注済み」「入荷予定日」を並べます。

例えば現在庫5鉢、発注点10鉢、発注済み20鉢、明日入荷予定なら「入荷待ち」と表示します。

単純に「要発注」とするのではなく、「要発注」「発注済」「緊急」など状態を分けると二重発注を防ぎやすくなります。

入荷予定日が遅れている商品もアラート対象です。

例えば本来8月20日入荷予定だった商品が8月22日になっても届いていない場合、「入荷遅延」と表示します。

入荷予定日＋1日を過ぎたら仕入れ先へ確認するルールです。

売れ筋では1日の遅延でも欠品につながるため、納期管理も発注アラートへ組み込みましょう。

仕入れ先の在庫状況も確認できる場合は活用します。

例えば自店在庫20鉢で通常ならまだ発注不要でも、仕入れ先が「残りわずか」と表示されている場合があります。

週10鉢売れる商品なら自店には2週間分あります。

仕入れ先の次回入荷が1か月後なら、早めに確保する価値があります。

ただし「残りわずか」という理由だけで大量仕入れせず、自店販売数と必要日数から数量を計算します。

例えば次回入荷30日後、1日平均1鉢売れるなら30鉢必要です。

現在庫20鉢なら不足10鉢なので、10～15鉢程度を追加する考え方です。

アラート対象は全商品に設定する必要はありません。

まず売上上位20～30商品から始めましょう。

例えば全200商品中、上位30商品で売上の70％を占めているなら、その30商品の欠品を防ぐだけでも効果が大きくなります。

Aランク30商品は毎日確認、Bランク70商品は週2回、Cランク100商品は週1回と分ける方法があります。

確認頻度を商品重要度に合わせることで作業負担を抑えられます。

欠品履歴も記録しましょう。

例えば商品Aが1か月に4日欠品、B商品0日、C商品8日だったとします。

C商品は発注点が低すぎる可能性があります。

発注点を5鉢から8鉢、10鉢へ引き上げます。

逆に発注点を高くした結果、60日以上在庫が残るようなら下げます。

欠品日数と在庫日数を両方見ながら調整します。

目標として「売上上位20商品の欠品日数を月合計5日以下」などを設定する方法があります。

現在合計20日なら、発注点を見直します。

翌月10日、その次5日と減れば改善していることが分かります。

欠品を0日にするため大量在庫を持つ必要はありません。

重要なのは、欠品による機会損失と過剰在庫のバランスです。

例えば安全在庫を3日分から7日分へ増やした結果、欠品0でも在庫日数90日になれば資金効率が悪化します。

売れ筋は7～14日分、準売れ筋14～30日分など、自店の納期や販売速度に合わせて設定します。

発注アラートは、毎日の朝礼や業務開始時に確認する方法も有効です。

例えば毎朝9時に「緊急」「要発注」「入荷遅延」の3項目だけ確認します。

5～10分で済むように対象商品を絞ります。

通常発注は月曜・木曜、緊急のみ即日対応というように役割を分けます。

これにより、毎日大量の商品を確認する必要がなくなります。

植物仕入れ方法で発注タイミングを逃さないためには、「覚えておく」のではなく「在庫が一定基準を下回ったら見える化する」ことが重要です。

発注点、在庫日数、発注済み数量、入荷予定日を一覧にし、売れ筋商品からアラート管理を始めましょう。

よくある質問

まとめ

植物の発注タイミングを逃さないためには、売れ筋商品ごとに発注点を設定し、現在庫が基準以下になったら「要発注」と表示する仕組みを作りましょう。1日2鉢売れ、納期3日、安全在庫4鉢なら発注点は10鉢です。さらに在庫日数、発注済み数量、入荷予定日も表示すると二重発注や入荷遅延を把握しやすくなります。植物仕入れ方法では、担当者の記憶に頼らず、欠品前に気づける仕組みを作ることが重要です。