植物の仕入れで仕入れ先を増やしすぎて管理不能！取引先を整理して効率化する方法

植物の仕入れで仕入れ先を増やしすぎて管理不能！取引先を整理して効率化する方法

取引先を整理して効率化する方法

植物の仕入れ先は、多ければ多いほど良いとは限りません。

複数の市場、卸会社、生産者、オンライン卸などを利用していると、それぞれ違った商品を仕入れられるメリットがあります。

しかし、取引先が10社、20社と増えると管理項目も増えていきます。

例えば仕入れ先1社につき、商品確認10分、発注10分、納期確認5分、請求確認10分の合計35分かかるとします。

月に10社利用すれば350分、約5時間50分です。

20社なら約11時間40分になります。

さらに仕入れ先ごとにログイン方法、注文締切、送料条件、最低ロットが違えば、実際の負担はさらに大きくなります。

そこで最初に行いたいのが、過去3か月の仕入れ先別実績の集計です。

最低でも「仕入れ金額」「注文回数」「送料」「品質トラブル数」「平均納期」の5項目を確認します。

例えばA社は3か月で300,000円、注文12回、送料20,000円、トラブル2件、平均納期3日。

B社は100,000円、注文15回、送料30,000円、トラブル5件、平均納期5日。

C社は50,000円、注文3回、送料5,000円、トラブル0件、平均納期2日だったとします。

この数字を見ると、B社は仕入れ金額が少ない割に注文回数と送料が多いことが分かります。

仕入れ先ごとの「注文1回当たり金額」も確認すると便利です。

B社なら100,000円÷15回で約6,667円です。

A社なら300,000円÷12回で25,000円です。

少額注文が多い仕入れ先では、発注作業と送料の両方が増えている可能性があります。

次に仕入れ先を「主力」「補助」「専門」の3種類へ分類します。

主力仕入れ先は、定番商品を安定して仕入れる会社です。

例えば全仕入れ金額の60～70％を2～3社へまとめる方法があります。

補助仕入れ先は、主力が欠品したときや少量追加したいときに利用します。

全体の20～30％程度を2～3社へ分散させます。

専門仕入れ先は、希少植物、大型植物、特定カテゴリーなど、その会社でしか仕入れにくい商品だけ利用します。

全体の10～15％程度に抑える方法があります。

例えば月500,000円の仕入れなら、主力350,000円、補助100,000円、専門50,000円という構成です。

このように役割を決めると、毎回すべての仕入れ先を比較する必要がなくなります。

定番商品Aは主力A社、A社欠品時のみB社、珍しい商品はC社というように固定できます。

仕入れ先の評価表も作りましょう。

「価格」「品質」「納期」「送料」「小ロット対応」「注文しやすさ」の6項目を5点満点で評価します。

最大30点です。

例えばA社27点、B社19点、C社25点だった場合、B社について取引継続の必要性を見直します。

ただし点数だけで即座に取引停止する必要はありません。

B社でしか仕入れられない商品があるなら、専門仕入れ先として残す方法があります。

重要なのは「なぜその会社を使っているか」が明確であることです。

仕入れ先整理では、商品重複も確認します。

例えば同じ4号観葉植物をA社、B社、C社の3社から仕入れている場合、3社を毎回比較していないか確認します。

過去6か月でA社が価格、品質、納期のバランスで最も安定しているなら、通常はA社へ集約します。

B社とC社はA社欠品時だけ利用する形にします。

このルールを商品別に決めると発注判断が速くなります。

例えば売上上位30商品について、「第1仕入れ先」「第2仕入れ先」を設定します。

通常は第1仕入れ先だけ確認し、在庫がなければ第2仕入れ先を見るという流れです。

これまで毎回5社の商品ページを確認していた場合、確認時間を大きく減らせます。

1商品につき5社確認で5分、30商品なら150分です。

2社だけなら60分程度になり、1回の仕入れ作業で90分削減できる可能性があります。

仕入れ先を整理するときは、月間仕入れ額が極端に少ない会社も確認します。

例えば年間10,000円しか取引していない仕入れ先について、アカウント管理や請求確認に毎月時間を使っているなら、取引を続ける価値があるか検討します。

ただし、年1回しか入らない希少商品を仕入れるための会社なら残す意味があります。

その場合は「定期取引先」ではなく「専門取引先」として管理します。

送料条件も仕入れ先集約の判断材料です。

例えばA社で植物150,000円、B社で植物50,000円を仕入れ、それぞれ送料5,000円かかっているとします。

B社の商品をA社でも仕入れられ、商品価格差が2,000円程度なら、A社へ集約することで送料5,000円を減らせる可能性があります。

月5,000円なら年間60,000円です。

反対にA社の商品単価がB社より20,000円高くなるなら、送料だけを理由に集約する必要はありません。

必ず「商品代＋送料」の総額で比較します。

支払い条件の管理負担も考えましょう。

10社から仕入れていれば請求書も最大10社分、20社なら20社分確認する必要があります。

月末に1社10分で請求内容を確認すると、10社で100分、20社で200分です。

取引先を20社から10社に減らすだけで月100分、年間20時間の削減になります。

経理担当者が別にいる場合でも、請求内容の確認や問い合わせ対応は会社全体の業務負担です。

返品やトラブル対応履歴も評価に使えます。

例えばA社は年間500鉢仕入れてトラブル5鉢、1％。

B社は200鉢で20鉢、10％だった場合、B社の価格が5％安くても、品質ロスと対応時間まで考える必要があります。

仕入れ価格の安さだけで利用していた会社が、実際には高コストになっていないか確認しましょう。

また、仕入れ先を減らしすぎるのも危険です。

すべてを1社へ集約すると、その会社が欠品した場合に商品を確保できなくなります。

そのため定番商品は第1、第2の2ルート程度を確保するのがおすすめです。

例えば売上上位10商品については2社、その他の商品は1社という形にします。

これにより管理負担を抑えながら供給リスクも分散できます。

仕入れ先整理は一度だけでなく、6か月に1回程度行う方法があります。

例えば1月と7月に過去6か月の取引実績を確認します。

「利用回数0回」「年間仕入れ10,000円以下」「品質評価3点未満」などに該当する仕入れ先を見直します。

ただし利用回数0でも非常時のバックアップ先として重要なら残します。

削除することが目的ではなく、役割を明確にすることが目的です。

新しい仕入れ先を追加するときにもルールを設定しましょう。

「既存仕入れ先では扱いがない」「実質原価が10％以上改善する」「小ロット対応が優れている」など、導入理由を決めます。

単にSNSで見つけたから、新しい会社だからという理由だけで取引先を増やすと再び管理が複雑になります。

新規仕入れ先は最初5～10鉢程度を3回テストし、品質や納期を確認します。

その後、既存仕入れ先より明確なメリットがある場合に正式採用します。

逆にメリットがなければ、テストだけで終了します。

仕入れ先一覧には「役割」を記載しましょう。

例えばA社＝定番観葉植物、B社＝緊急補充、C社＝大型植物、D社＝多肉・珍品というように整理します。

スタッフが見ても「どこへ注文すればよいか」が分かる状態が理想です。

植物仕入れ方法を効率化するためには、仕入れ先を増やすことより「使い分けを明確にすること」が重要です。

主力2～3社、補助2～3社、専門数社という構成を目安にし、6か月ごとに取引額、品質、送料、注文回数を確認しましょう。

仕入れ先ごとの役割が明確になることで、発注時間、送料、経理処理など複数のコストを削減しやすくなります。

よくある質問

まとめ

植物の仕入れ先が増えすぎている場合は、過去3～6か月の仕入れ金額、注文回数、送料、品質、納期を一覧にしましょう。主力2～3社、補助2～3社、専門仕入れ先という役割に整理すると発注判断が簡単になります。売上上位商品には第1・第2仕入れ先を設定し、毎回多くの会社を比較しない仕組みを作ることも有効です。植物仕入れ方法では、取引先の数を増やすより、各社の役割を明確にして管理時間とコストを抑えることが重要です。