植物の仕入れで仕入れ回数が多すぎる！発注日を固定して業務時間を減らす方法

植物の仕入れで仕入れ回数が多すぎる！発注日を固定して業務時間を減らす方法

発注日を固定して業務時間を減らす方法

植物の仕入れでは、「在庫が減ったらすぐ注文する」ことが安心に感じられます。

しかし、商品が売れるたびに発注していると、発注作業が1日の中で何度も発生します。

例えば1回の発注作業に、在庫確認5分、商品検索10分、注文5分、記録5分の合計25分かかるとします。

これを1日3回行えば75分です。

週6日なら450分、7時間30分になります。

1か月4週間なら30時間です。

年間では360時間となり、1日8時間換算で45日分に相当します。

もちろん実際の時間は店舗によって異なりますが、細かな発注をまとめるだけで大きな業務削減につながる可能性があります。

そこで有効なのが「発注日を固定する」方法です。

例えば毎週月曜日と木曜日の週2回だけ通常発注を行います。

商品が売れて在庫が発注点へ近づいたら、すぐ注文するのではなく「次回発注リスト」へ入れます。

月曜日に月～水曜日分、木曜日に木～日曜日分をまとめて注文するイメージです。

売れ筋商品については、安全在庫を設定すれば週2回でも欠品しにくくなります。

例えば週7鉢売れる商品なら1日平均1鉢です。

次回発注まで最大4日空くなら4鉢必要です。

納品に3日かかる場合はさらに3鉢必要です。

合計7鉢に安全在庫2鉢を加え、在庫9鉢程度になったら次回発注リストへ入れる方法があります。

「在庫0で注文」ではなく「次回発注日までに必要な数量を残して注文する」ことがポイントです。

売れ筋商品は発注点を高め、低回転商品は低くします。

例えばA商品は週10鉢売れるので発注点12鉢、B商品は週3鉢で発注点5鉢、C商品は月1鉢なので在庫0～1鉢で発注というように設定します。

すべての商品を同じ在庫5鉢で発注すると、売れ筋は欠品し、低回転商品は在庫過多になります。

在庫確認日も固定しましょう。

例えば発注日前日の午後に確認する方法です。

月曜発注なら日曜または月曜朝、木曜発注なら水曜夕方に在庫を確認します。

週2回発注する場合、「月曜日9時に在庫確認・10時発注」「木曜日9時に確認・10時発注」と完全に時間まで固定すると習慣化しやすくなります。

一方、営業時間外でも発注できるオンライン卸なら、閉店後に30分まとめて行う方法もあります。

発注作業を一つの時間帯へ集約することで、接客中に何度も仕入れサイトを開く必要がなくなります。

仕入れ先ごとに発注曜日を分けすぎないことも重要です。

A社は月曜、B社は火曜、C社は水曜、D社は木曜とすると結局毎日発注になります。

可能であれば月曜にA・B・C社、木曜に必要な追加分というようにまとめます。

発注件数が多い場合でも、同じ時間帯に続けて処理した方が効率的です。

例えば4社への注文を個別の日に行うと、毎回在庫表や仕入れ資料を開く必要があります。

1日にまとめれば準備作業を1回にできます。

発注日固定は送料削減にもつながります。

例えば同じ仕入れ先へ週4回注文し、送料1回2,000円なら週8,000円です。

週2回にまとめれば4,000円です。

月4週間なら16,000円削減、年間192,000円です。

もちろん注文金額や配送条件によって異なりますが、発注回数を減らす効果は作業時間だけではありません。

ただし、送料を減らすために必要以上の商品をまとめてはいけません。

発注日を固定するときは、次回発注日までの需要量を計算して必要数だけ注文します。

例えば週10鉢売れる商品を月曜に発注し、次回木曜まで3日なら約4～5鉢分必要です。

納期も含めて発注点を計算します。

緊急発注のルールも作っておきましょう。

すべてを固定日にすると、急に売れた商品へ対応できない場合があります。

そこで「通常発注」と「緊急発注」を分けます。

例えば緊急発注条件を、「売上上位20商品」「在庫が2日分以下」「次回通常発注では欠品確実」の3条件すべてに該当する場合とします。

週10鉢売れる商品なら1日約1.4鉢です。

在庫2鉢なら約1.4日分しかありません。

次回発注まで3日あるなら、緊急発注対象です。

一方、月2鉢しか売れない商品が在庫1鉢になっても、次回発注まで待てる可能性があります。

「在庫が少ない＝緊急」ではなく、販売速度を基準に判断します。

緊急発注回数も毎月記録しましょう。

週2回通常発注にしたのに、緊急発注が月20回発生しているなら、発注点が低すぎるか発注曜日が合っていない可能性があります。

例えば目標を緊急発注月5回以下に設定します。

現在月15回なら、売れ筋上位10商品の安全在庫を1～2日分増やします。

翌月8回、その次5回と減れば改善しています。

発注日を固定すると、発注リストの活用もしやすくなります。

商品が発注点以下になった時点で「注文」するのではなく、「発注候補」に追加します。

発注当日にリストを見て、現在庫、発注済み、直近7日販売数を再確認します。

例えば水曜日に在庫5鉢でリスト入りした商品が、木曜発注時には在庫4鉢になっているかもしれません。

逆に返品や店舗移動で在庫が増えて8鉢になっていれば発注不要になる場合があります。

そのため候補リストと発注確定を分けることが重要です。

注文数量も固定しすぎないようにします。

「発注点以下になったら必ず10鉢」ではなく、目標在庫から逆算します。

例えば目標在庫15鉢、現在庫6鉢、発注済み3鉢なら、必要追加数は6鉢です。

15－6－3＝6鉢です。

毎回10鉢発注すると在庫が19鉢になり、4鉢過剰です。

「目標在庫－現在庫－発注済み＝発注数量」という計算を使うと適正在庫を維持しやすくなります。

仕入れ先の締切時間も発注スケジュールへ組み込みましょう。

例えばA社は午前11時までなら当日処理、B社は午後15時までという条件なら、午前10時にすべての注文を終えるようにします。

締切を過ぎて納品が1日遅れると、安全在庫の設定も変わります。

毎週決まった時間に発注することで締切忘れも減らせます。

スタッフが複数いる場合は、通常発注の担当者も固定する方法があります。

月曜はAさん、木曜はBさんというように分担します。

ただし、誰かが休んでも対応できるよう、発注手順は共有しておきます。

発注終了後は「発注済み数量」「入荷予定日」「担当者」を在庫表へ記録します。

これにより、別スタッフが同じ商品を二重発注するのを防げます。

発注業務の時間を実際に測ることもおすすめです。

改善前は月30時間、発注日固定後は月12時間というように比較します。

月18時間削減できれば、年間216時間です。

その時間を接客、売場改善、商品撮影、SNS運用など別の業務へ使えます。

送料も改善前月30,000円、改善後20,000円なら月10,000円、年間120,000円削減です。

ただし、業務時間が減っても欠品が増えては意味がありません。

そこで「発注時間」「送料」「欠品日数」「緊急発注回数」の4項目を毎月確認します。

例えば発注時間30時間→15時間、送料30,000円→22,000円、欠品日数2日→3日、緊急発注8回→5回なら、全体として改善しているかを判断できます。

欠品日数が10日へ増えた場合は、発注点や頻度を再調整します。

週1回、週2回のどちらが適切かは店舗によって異なります。

売れ筋の販売速度が速く、納期が短い店舗では週2回。

販売速度が安定し、1週間分の在庫を持てる店舗なら週1回でも運用できる場合があります。

まず週2回から始め、3か月程度データを取って調整すると安全です。

植物仕入れ方法で発注回数を減らすポイントは、「注文を我慢すること」ではありません。

発注点と安全在庫を設定し、必要な数量をまとめて注文できる仕組みを作ることです。

通常発注を週1～2回へ固定し、本当に必要な商品だけ緊急発注にすることで、欠品を防ぎながら仕入れ業務の時間と送料を減らしやすくなります。

よくある質問

まとめ

植物の仕入れ回数が多すぎる場合は、通常発注を週1～2回に固定し、売れ筋商品の発注点と安全在庫を設定しましょう。1回25分の発注を1日3回行えば、月30時間程度になる場合もあります。発注曜日を月曜・木曜などにまとめ、緊急発注は在庫1～2日分以下の売れ筋に限定すると効率的です。植物仕入れ方法では、発注回数を減らすだけでなく、発注時間、送料、欠品日数、緊急発注回数を毎月確認しながら最適な頻度へ調整することが重要です。