多肉植物の卸売で在庫差異が多い！帳簿と実在庫を一致させる棚卸し方法

多肉植物の卸売で在庫差異が多い！帳簿と実在庫を一致させる棚卸し方法

帳簿と実在庫を一致させる棚卸し方法

多肉植物の在庫管理で重要なのは、「帳簿上の在庫」と「実際にある在庫」を定期的に一致させることです。例えば在庫表では100鉢、実在庫は92鉢だった場合、8鉢の差があります。1鉢平均原価400円なら、原価ベースで3,200円分の差異です。

これが毎月発生すれば年間では38,400円相当になります。小さな差に見えても積み重なると無視できません。

まず、在庫差異が起こる原因を分類しましょう。代表的なのは「販売反映漏れ」「廃棄未入力」「入荷数の登録ミス」「ラベル違い」「ECと店頭の二重管理」の5つです。

例えば差異10鉢のうち6鉢が販売反映漏れなら、棚卸しより販売処理の仕組みを改善する必要があります。

日次では、閉店前に5～10分程度、売れ筋上位10～20品種だけ確認します。すべての商品を毎日数える必要はありません。欠品しやすい商品と高単価商品だけ確認する方法でも効果があります。

例えば売上上位20品種について、帳簿在庫と実在庫を毎日確認し、差があればその日のうちに修正します。

週1回は、もう少し範囲を広げて30～50品種程度確認します。新商品、長期在庫、高単価商品などを含めるとよいでしょう。

月1回は全商品棚卸しを行います。商品数が100品種、在庫300鉢程度なら、1商品ずつ「商品コード」「帳簿在庫」「実在庫」「差異」を記録します。

例えばTA001帳簿10鉢、実在庫9鉢、差異マイナス1。TA002帳簿6鉢、実在庫8鉢、差異プラス2という形です。

差異率も計算しましょう。

帳簿在庫300鉢、差異合計9鉢なら差異率は3％です。翌月5鉢なら約1.7％まで改善しています。

まずは差異率2％以下など、自店の目標を設定すると管理しやすくなります。

商品コードを統一することも重要です。

実店舗では「エケベリアA」、ECでは「A多肉」と別名で管理すると、同じ商品なのに別在庫として扱われる可能性があります。

「TA001」のように共通コードを1つ設定し、店頭、EC、発注、棚卸しのすべてで同じコードを使いましょう。

入荷処理も棚卸し精度に影響します。

例えば卸売で50鉢届いたとき、納品書だけを見て50鉢入荷登録し、実際には48鉢しかなかった場合、最初から2鉢の差異が発生します。

そのため、入荷当日に全数確認してから在庫登録するルールが重要です。

50鉢なら50鉢、100鉢なら100鉢すべて数えます。入荷数が多い日は2人で確認する方法もあります。

廃棄も必ず記録します。

傷んだ商品を1鉢捨てても在庫表から減らさなければ、帳簿上は残り続けます。

「商品コード」「廃棄日」「数量」「理由」の4項目だけでも記録しましょう。

例えば月10鉢廃棄している店舗で、入力漏れが半分あれば毎月5鉢の差異が発生します。

ECと店頭の共通在庫では、安全在庫を設定する方法があります。

実在庫10鉢でもEC販売可能数を8鉢にし、2鉢分を安全在庫として確保します。

店舗で1～2鉢売れても、EC側で注文を受けすぎるリスクを抑えられます。

在庫更新の頻度も決めましょう。

理想はリアルタイムですが、難しい場合でも最低1日1回、売れ筋は午前と夕方の1日2回程度確認する方法があります。

棚卸しは閉店後または開店前など、商品が動かない時間帯に行うことも重要です。

営業中に棚卸しを行うと、数えた後に商品が売れて数字がずれることがあります。

例えば毎月最終営業日の閉店後30～60分を棚卸し時間として固定します。

商品数が多い場合は棚ごとに担当を分けます。

A棚50品種はスタッフ1、B棚50品種はスタッフ2というように分担し、最後に責任者が差異の大きい商品だけ再確認します。

例えば差異2鉢以上または原価1,000円以上の差がある商品は再カウントするルールです。

在庫差異には金額も付けましょう。

差異1鉢でも原価200円の商品と3,000円の商品では影響が違います。

月末に「差異鉢数」と「差異原価」の2つを確認します。

例えば差異10鉢、原価4,000円だった前月から、差異6鉢、原価1,800円に改善していれば、管理精度が上がっています。

原因分析も月1回行います。

差異商品上位5品種を確認し、「販売処理漏れ」「入荷ミス」「廃棄漏れ」「品種取り違え」などに分類します。

同じ原因が3回以上続く場合は、運用そのものを変更しましょう。

例えばEC更新漏れが多いなら、閉店前に在庫同期担当者を1名固定します。

発注にも棚卸し結果を反映します。

帳簿上10鉢あると思って発注を見送ったのに、実際は2鉢しかなければ欠品につながります。

反対に帳簿0鉢でも実在庫5鉢なら重複発注する可能性があります。

正確な在庫は仕入れ精度にも直結します。

多肉植物の卸売を継続利用する場合は、「月1回全部数える」だけではなく、日次・週次・月次で確認範囲を分けることが有効です。

日次10～20品種、週次30～50品種、月次全商品という3段階管理を行い、3か月程度差異率を記録しましょう。

よくある質問

まとめ

多肉植物の卸売で在庫差異を減らすには、日次・週次・月次の3段階で在庫確認することが重要です。売れ筋10～20品種は日次、30～50品種は週次、全商品は月1回棚卸ししましょう。商品コードを店頭・EC・発注で統一し、差異率と差異原価を月1回記録することで、欠品や重複発注を減らしやすくなります。