植物の仕入れでスタッフが在庫を把握できない！誰でも分かる在庫表と発注ルール

植物の仕入れでスタッフが在庫を把握できない！誰でも分かる在庫表と発注ルール

誰でも分かる在庫表と発注ルール

植物店の仕入れでよく起こる問題の一つが、「担当者しか在庫を把握していない」という状態です。

例えば仕入れ担当者Aさんが、「ポトスは残り3鉢」「サンスベリアは10鉢ある」と頭の中で把握している店舗では、Aさんが休むと他のスタッフが発注判断できません。

また、記憶違いによって二重発注や発注漏れが起こる可能性もあります。

商品数が20～30種類程度なら記憶で管理できることもありますが、100種類、200種類になると難しくなります。

そこで必要なのが、誰でも確認できる在庫表です。

在庫表は複雑なシステムでなくても、最初はExcelや共有スプレッドシートなどで十分です。

最低限必要な項目は、「商品コード」「商品名」「サイズ」「現在庫」「発注点」「標準発注数」「仕入れ先」「最終更新日」の8項目です。

例えば「P001・ポトス・4号・現在庫3鉢・発注点5鉢・標準発注10鉢・A社・8月17日更新」という形です。

これだけでも、誰が見ても「現在3鉢なので発注対象」と判断できます。

特に重要なのが「商品コード」です。

植物は似た名前やサイズ違いが多く、「フィカス6号」「フィカス8号」など商品名だけでは間違えやすい場合があります。

サイズごとに別コードを設定し、同じ品種でも4号、6号、8号を別商品として管理しましょう。

次に「発注点」を設定します。

例えば1週間に平均5鉢売れ、納期が4日の商品があるとします。

1日平均約0.7鉢売れるため、4日間では約3鉢必要です。

そこへ安全在庫2鉢を加え、「在庫5鉢で発注」と設定できます。

この基準があれば、スタッフごとに判断が変わりにくくなります。

在庫表の更新頻度も決める必要があります。

売れ筋商品は毎日、通常商品は週1～2回、低回転商品は週1回など、販売速度に合わせて変更します。

例えば売上上位20商品は毎日17時、その他商品は毎週月曜日に在庫を確認する方法があります。

全商品を毎日確認すると作業負担が大きいため、重要度に応じて分けることがポイントです。

商品をABCに分類してもよいでしょう。

A商品は売上上位20％で毎日確認、B商品は次の30％で週2回、C商品は残り50％で週1回などに設定します。

例えば200商品ある店舗なら、A商品40品、B商品60品、C商品100品という構成です。

すべてを毎日数えるより効率的です。

また、「実在庫」と「発注済み」を分けて管理しましょう。

現在庫3鉢で発注点5鉢なら通常は注文対象ですが、すでに10鉢発注済みなら追加注文する必要はありません。

在庫表に「発注済数量」と「入荷予定日」を追加すれば二重発注を防ぎやすくなります。

例えば現在庫3鉢、発注済10鉢、入荷予定8月20日なら、「発注不要」と判断できます。

入荷したら発注済数量を0に戻し、現在庫へ加算します。

複数スタッフが在庫表を触る場合は、更新ルールも統一しましょう。

例えば販売時に1鉢ずつ手入力するのか、閉店後にまとめて入力するのかを決めます。

スタッフAはリアルタイム、Bは翌日入力という状態だと、在庫数が一致しなくなります。

POSやECと自動連携できる場合は便利ですが、手動の場合でも「毎日18時までに当日販売分を反映」といったルールを作れば管理しやすくなります。

棚卸しも必要です。

システム上の在庫と実際の在庫には、入力漏れ、廃棄、破損、商品移動などで差が出ることがあります。

最低でも月1回は全商品、売れ筋は週1回程度実在庫を確認しましょう。

例えば在庫表100鉢に対して実在庫95鉢なら5鉢差、在庫差異5％です。

目標を1～2％以下に設定し、差が大きい月は原因を確認します。

在庫差の原因も記録します。

「販売入力漏れ」「廃棄処理漏れ」「数量数え間違い」「商品コード間違い」などに分けると改善しやすくなります。

例えば3か月連続で販売入力漏れが多いなら、レジ操作や入力方法を見直す必要があります。

仕入れ判断に必要なデータも在庫表へ追加できます。

過去4週間販売数を記録すれば、発注数量の見直しに使えます。

例えば現在庫5鉢でも、過去4週間に2鉢しか売れていない商品なら追加発注しない方がよい場合があります。

反対に4週間で30鉢売れているなら、現在庫5鉢では早急な追加発注が必要です。

そのため「発注点」だけでなく「直近4週間販売数」を表示すると、より正確に判断できます。

誰でも仕入れできる状態を作るには、「判断基準」を文章で残すことも重要です。

例えば「現在庫が発注点以下、かつ発注済数量0の場合に標準発注数を注文する」と明記します。

さらに、「新商品は1品種3鉢まで」「1回50,000円以上の発注は責任者確認」「1鉢10,000円以上の商品は承認制」など例外ルールも決めます。

A4用紙1～2枚程度にまとめておけば、新しいスタッフにも説明しやすくなります。

毎週15分程度の在庫共有時間を作る方法もあります。

例えば月曜日の朝に、「欠品商品」「30日以上在庫」「今週入荷予定」の3項目だけ共有します。

商品数が200種類あっても、問題商品だけを確認すれば短時間で済みます。

30日以上売れていない商品は追加発注停止、60日以上は売場変更、90日以上は取り扱い見直しといったルールも共有します。

在庫表を仕入れだけでなく販売改善にも活用できます。

例えば90日以上の商品が20鉢あるなら、新規仕入れよりその20鉢の販売を優先します。

SNS投稿や売場変更を行い、在庫を減らしてから新商品を追加するという判断ができます。

植物仕入れ方法を安定させるためには、「詳しい人がいること」より「誰でも同じ情報を見て判断できること」が重要です。

商品コード、現在庫、発注点、発注済数量、販売数を共有し、月1回棚卸しを行う。これだけでも発注漏れや二重発注を減らしやすくなります。

まず売上上位20～30商品から在庫表を作り、慣れてきたら全商品へ広げていきましょう。

よくある質問

まとめ

植物の在庫を担当者だけが把握している状態では、発注漏れや二重発注が起こりやすくなります。商品コード、現在庫、発注点、発注済数量、入荷予定日などを共有表で管理し、売れ筋は毎日、その他は週1～2回程度確認しましょう。全体棚卸しは月1回行い、在庫差異1～2％以下を目標にする方法があります。植物仕入れ方法を仕組み化し、誰でも同じ基準で発注できる状態を作ることが、安定した店舗運営につながります。