植物の仕入れで同じ商品ばかり在庫が増える！重複発注を防ぐ発注済み管理の方法

植物の仕入れで同じ商品ばかり在庫が増える！重複発注を防ぐ発注済み管理の方法

重複発注を防ぐ発注済み管理の方法

植物の仕入れでは、在庫を確認して「少ないから注文しよう」と判断することがあります。

しかし、このとき現在庫だけを見ていると重複発注が起こる場合があります。

例えば商品Aの現在庫が5鉢、発注点が10鉢だったとします。

在庫5鉢だけを見れば発注対象です。

そこで担当者Aが20鉢注文します。

翌日、担当者Bが在庫表を見るとまだ商品は届いていないため現在庫は5鉢のままです。

Bさんも「在庫が少ない」と考えて20鉢注文すると、合計40鉢発注されます。

入荷後は45鉢です。

月10鉢しか売れない商品なら約4.5か月分の在庫になります。

このような重複発注を防ぐには、「現在庫」と「発注済み」を必ずセットで見ることが重要です。

在庫表に最低でも「現在庫」「発注済み数量」「入荷予定日」「発注日」「発注担当者」の5項目を追加します。

例えば、

現在庫5鉢

発注済み20鉢

入荷予定8月20日

発注日8月17日

担当A

という状態です。

この表示があれば、担当者Bは追加発注を止められます。

さらに「予定在庫」を計算すると分かりやすくなります。

現在庫5鉢＋発注済み20鉢＝予定在庫25鉢です。

目標在庫が20鉢なら、すでに5鉢多い状態です。

追加発注は不要です。

基本的な発注数量は「目標在庫－現在庫－発注済み数量」で計算できます。

目標20鉢、現在庫5鉢、発注済み10鉢なら5鉢発注。

20－5－10＝5です。

発注済みが20鉢なら、20－5－20＝－5なので追加0鉢です。

この計算を発注表へ入れておけば、担当者が変わっても同じ判断ができます。

ただし、発注済み数量があっても「いつ届くか」を確認する必要があります。

例えば現在庫5鉢、発注済み20鉢でも、入荷予定が10日後だとします。

1日1鉢売れる商品なら5日後に現在庫が0になります。

残り5日間欠品する可能性があります。

この場合は追加発注ではなく、「早く届く第2仕入れ先から5鉢補充する」など緊急対応を検討します。

発注済み数量だけでなく入荷予定日が重要な理由です。

販売速度も表示するとさらに分かりやすくなります。

現在庫5鉢、1日平均0.2鉢なら25日分です。

10日後の20鉢入荷まで十分持ちます。

一方、1日2鉢なら2.5日分しかありません。

同じ現在庫5鉢でも状況が違います。

「在庫日数＝現在庫÷1日平均販売数」を表示し、入荷予定日までの日数と比較します。

在庫日数3日、入荷まで5日なら2日不足です。

緊急補充対象として表示できます。

複数仕入れ先へ発注している場合は、発注済みを合計します。

例えばA社10鉢8月20日入荷、B社5鉢8月22日入荷なら、発注済み合計15鉢です。

ただし入荷日が違うため、一覧には別々に表示します。

発注済み15鉢とだけ表示すると、すべて20日に届くと誤解する可能性があります。

「A社10鉢・20日」「B社5鉢・22日」のように明細を残しましょう。

商品数が多い場合、発注管理表と在庫表を分ける方法もあります。

在庫表には発注済み合計数量だけ表示し、詳細は発注管理表で確認します。

発注管理表には「注文番号」「商品コード」「数量」「仕入れ先」「発注日」「予定日」「状態」を記録します。

状態は「発注済み」「発送済み」「一部入荷」「入荷完了」「キャンセル」の5段階にすると管理しやすくなります。

入荷したら必ず発注済み数量を減らします。

例えば20鉢発注して20鉢入荷したら、現在庫へ20鉢加え、発注済みを0にします。

現在庫5→25、発注済み20→0です。

この処理を忘れると、在庫25鉢＋発注済み20鉢で予定45鉢と誤表示されます。

次回発注を必要以上に止めてしまう可能性があります。

そのため「入荷検品→現在庫加算→発注済み減算」の3処理をセットにします。

一部入荷にも注意が必要です。

20鉢注文して15鉢だけ届き、残り5鉢が後日入荷する場合があります。

このとき発注済みを0にしてはいけません。

現在庫に15鉢追加し、発注残を5鉢に変更します。

例えば現在庫5鉢だったなら20鉢へ、発注済み20鉢から5鉢へ変更します。

残り5鉢の入荷予定日も更新します。

一部入荷を「完了」として処理すると、残り5鉢を忘れる可能性があります。

逆に20鉢のまま残すと二重カウントです。

仕入れ先が欠品して注文がキャンセルされた場合も更新します。

発注済み10鉢だった商品が仕入れ先都合で0になった場合、発注済みを即0へ戻します。

現在庫5鉢、発注点10鉢なら再び発注対象です。

キャンセル連絡をメールで受けただけで在庫表を更新しないと、「10鉢入荷予定」と思い続け、欠品する可能性があります。

キャンセル連絡を受けた担当者がその場で更新するルールにしましょう。

複数スタッフが発注する店舗では、「発注確定者」を決める方法もあります。

例えば在庫確認は全員できるが、注文確定は仕入れ担当者1～2人だけにします。

これだけでも二重発注は減ります。

ただし担当者が休むと発注できなくなるため、副担当を設定します。

主担当A、副担当Bとし、発注表を共有します。

Aが発注したら即記録することが重要です。

「後で入力しよう」とすると、その間にBが注文する可能性があります。

注文確定後5分以内など、リアルタイム記録をルールにすると安全です。

オンライン卸サイトで注文履歴を確認できる場合も、社内発注表は残しておいた方が便利です。

A社、B社、C社それぞれのサイトへログインしないと発注済みが分からない状態では確認に時間がかかります。

1つの一覧で全仕入れ先の発注済みを確認できる状態にします。

例えば朝9時に「発注済み一覧」を見るだけで、今日入荷予定の商品を把握できます。

入荷予定商品の確認は毎日1回行う方法があります。

今日入荷予定10件、明日5件などです。

予定日を1日過ぎた商品は「遅延」と表示します。

例えば8月20日予定が21日になっても未着なら仕入れ先へ確認します。

発注済み商品を管理することは、重複発注だけでなく納期遅延の早期発見にもつながります。

高額商品は特に重複発注の影響が大きくなります。

1鉢30,000円の商品を2人がそれぞれ3鉢注文すると180,000円です。

本来3鉢90,000円でよかったなら、90,000円余分です。

そのため1鉢10,000円以上の商品は「発注前承認」を入れる方法があります。

発注画面に現在庫、発注済み、予定在庫を表示し、責任者が確認してから注文します。

小型定番商品は自動ルール、高額商品は承認制という使い分けです。

発注履歴を残すことで仕入れ価格の確認にも使えます。

商品Aを前回10鉢1,500円、今回は20鉢1,650円などです。

急な価格上昇や数量増加に気づきやすくなります。

例えば通常10鉢発注の商品を30鉢注文している場合、「なぜ数量が3倍なのか」を確認できます。

繁忙期対応なら問題ありませんが、入力ミスかもしれません。

前回発注数量を表示する方法も有効です。

発注時に「前回10鉢、今回30鉢」と表示されれば確認しやすくなります。

重複発注がどのくらい起きているかも記録しましょう。

例えば月100件発注して重複3件なら3％です。

重複による余剰仕入れが月50,000円なら年間600,000円です。

発注管理表を導入して3％→1％→0.5％と減らせれば効果を確認できます。

目標を重複発注月1件以下などに設定します。

ただし問題が起きた人を責めるのではなく、なぜ重複が見えなかったかを改善します。

「発注後記録が遅い」「仕入れ先ごとに注文履歴が分散」「担当者不在」など原因を分類します。

例えば重複10件中7件が発注表未入力なら、注文確定と同時に入力する運用を徹底します。

3件が一部入荷処理ミスなら、入荷フローを改善します。

原因を分けることで対策が具体的になります。

自動発注を使う場合も発注済み管理は必要です。

在庫5鉢で自動発注10鉢が走った後、スタッフが手動でさらに10鉢注文すると二重発注になります。

自動注文が確定した時点で発注済みへ反映される仕組みが理想です。

自動連携できない場合は、毎朝自動注文履歴を確認して社内表へ反映します。

自動化しても人の発注と別管理にしないことが重要です。

予約注文や法人案件も発注済みへ紐づけましょう。

例えば法人案件用に20鉢発注済みなら、通常販売用在庫として数えてはいけません。

発注済み20鉢のうち法人予約20鉢なら、入荷しても通常販売可能在庫は増えません。

発注管理表へ「用途」を追加します。

「通常補充」「予約」「法人」「イベント」の4分類です。

通常補充10鉢＋法人20鉢なら、発注合計30鉢でも通常在庫へ入るのは10鉢だけです。

これを区別しないと、入荷予定30鉢を見て通常発注を止め、後で欠品する可能性があります。

月末には未入荷注文を確認します。

30日以上発注済みのままになっている商品がないか確認します。

仕入れ先で長期欠品、注文キャンセル、登録漏れなどの可能性があります。

例えば発注済み10鉢が45日間残っていれば、本当に入荷予定なのか仕入れ先へ確認します。

不要ならキャンセルし、発注済みから削除します。

古い発注情報を残さないことが在庫精度につながります。

植物仕入れ方法で重複発注を防ぐポイントは、現在庫だけで判断しないことです。

「現在何鉢あるか」「すでに何鉢注文しているか」「いつ届くか」「何の用途か」を同時に確認します。

この4つが見えるだけで、仕入れ量を大きく間違えるリスクを減らしやすくなります。

よくある質問

まとめ

植物の重複発注を防ぐには、現在庫と発注済み数量を必ずセットで確認しましょう。目標在庫20鉢、現在庫5鉢、発注済み10鉢なら追加発注は5鉢です。すでに20鉢発注済みなら追加は不要です。また、入荷予定日と用途も記録し、法人予約分を通常在庫として数えないことが重要です。植物仕入れ方法では、「現在庫＋発注済み＋入荷予定」を一元管理することで、二重発注、過剰在庫、納期遅延の見落としを減らしやすくなります。